توسط رییس سازمان ثبت اسناد واملاک کشورابلاغ
شد؛ دستورالعمل حذف اوراق بهادار و نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی
اسناد
دستورالعمل حذف اوراق بهادار در تنظیم اسناد
رسمی و "
نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت
الکترونیکی اسناد"
متن دستورالعمل به شرح ذیل است:
نظر به اینکه در راستاي اجراي بند « و» ماده 46 و بند «
م» ماده 211 قانون برنامه پنج ساله توسعه جمهوري اسلامي ايران و بند ج ماده 12
قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد و به عنوان يکي از مقدمات اجرايي
شدن ثبت آني معاملات، اوراق مورد استفاده در تنظيم اسناد رسمي (يک
برگي، نيم برگي و خلاصه معاملات املاک ثبت شده و در جريان ثبت) از عداد اوراق
بهادار خارج می گردد و دفاتر اسناد رسمي بايد اوراق
مورد نياز خود را به شرح ذیل از طريق «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد» به نشاني www.ssar.ir تهيه نمایند لذا تکالیف و ضوابط
مربوط به شرح آتی است:
ماده 1- امکان بهره برداري دفاتر اسناد
رسمي از «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد» به منظور تهيه اوراق سند رسمی و خلاصه
معامله در جريان ثبت از تاريخ 1391.12.15 فراهم است و
سران دفاتر مي توانند اوراق مورد نياز خود را براي شروع استفاده در سال 1392، تهيه
نمايند لیکن تنظیم سند با استفاده از اين اوراق از ابتدای سال 1392 مجاز خواهد بود.
تبصره: با توجه به بهره برداری دفاتر اسناد رسمی از سامانه
مدیریت جامع املاک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صدور و ارسال خلاصه معامله
املاک ثبت شده، مطابق دستورالعمل "ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات املاک"
خواهد بود.
ماده 2- دفاتر اسناد رسمي از تاريخ 1392.1.1 مجاز
به استفاده از اوراق بهادار فعلی نبوده و مکلفند اوراق سند رسمي و خلاصه
معامله املاک ثبت شده را مطابق این دستورالعمل از «سامانه ثبت الکترونيکي اسناد»
تهيه نموده و براي تنظيم اسناد رسمي مورد استفاده قرار دهند.
ماده 3- دفاتر اسناد رسمي تا پايان
اسفند ماه سال 1391 مطابق رويه جاري از اوراق بهادار يک برگي و نيم برگي و خلاصه
معاملات املاک ثبت شده و در جريان ثبت استفاده و سپس باقيمانده اوراق بهادار مذکور
را حداکثر تا پايان ارديبهشت ماه سال 1392 به ادارات و واحدهاي ثبتي مربوط تحويل و
رسيد دريافت نمايند.
ماده 4- ادارات و واحدهاي ثبتي مکلفند مطابق اطلاعاتي که از سابقه
فروش اوراق بهادار به هر يک از دفاتر اسناد رسمي در اختيار دارند، صورت جلسه اي
مشتمل بر آخرين اطلاعات مربوط به موجودي اوراق هر دفترخانه و تعيين
اوراق استفاده شده و باطله و اعلام سردفتر مبني بر اينکه هيچ
گونه برگه اي از اوراق بهادار قبلي در دفترخانه باقي نمانده، تنظيم و مانده اوراق
دفاتر را تحويل گرفته و تا تعيين تکليف نهايي در محلي امن و تحت نظارت
نماينده حفاظت و اطلاعات نگهداري نمايند.
ماده 5- مشخصات اوراق مورد استفاده در تنظیم اسناد رسمی که به
وسیله سامانه ثبت الکترونیکی اسناد تولید می گردد، به شرح زیر است:
5-1-
چاپ اوراق اعم از برگ سند رسمی و برگ خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، توسط این
سامانه، صرفا" در قطع A4 میباشد.
5-2- هر یک از اوراق چاپ شده توسط سامانه،
دارای یک شناسه یکتا و رمز تصدیق بوده که در صدر اوراق چاپ میشود. این
شناسه و رمز، ملاک شناسایی و تصدیق اوراق در سامانه خواهد بود.
5-3- مشخصات دفترخانه، شامل نام و نشانی
دفترخانه و نام سردفتر، توسط سامانه، در صدر اوراق چاپ میشود. همچنین اوراق چاپ
شده توسط سامانه، دارای یک بارکد دوبعدی حاوی نام دفترخانه و نام سردفتر میباشد.
5-4- در اوراق چاپ شده توسط سامانه، محل
امضای سردفتر و مهر دفترخانه در سمت راست بالای اوراق و محل امضای دفتریار در سمت
چپ بالای اوراق منظور شده است.
5-5- در اوراق چاپ شده
توسط سامانه، محل ثبت وجوه دریافتی برای تنظیم سند، در پایین اوراق منظور شده است.
ماده 6- سازمان ثبت اسناد و املاک
کشور به منظور استفاده دفاتر اسناد رسمی از سامانه ثبت الکترونیکی اسناد به جهت
چاپ اوراق، شناسه کاربری (کد یکتای دفترخانه) و رمز عبور اختصاصی
(رمز اولیه: نام کاربری در سامانه مدیریت جامع املاک) برای هر سردفتر منظور خواهد
نمود. حفظ محرمانگی و حفاظت از این شناسه کاربری و رمز عبور، بر عهده شخص سردفتر
میباشد.
ماده 7- سردفتر
در ابتدا با مراجعه به سامانه تعداد 100 برگ اوراق جهت تنظیم سند رسمی و در
صورت نیاز 50 برگ اوراق مربوط به تنظیم خلاصه معامله املاک در جریان ثبت
دریافت مینماید. متعاقباً به میزان مصرف اوراق مصرف شده و ورود اطلاعات اوراق
استفاده شده (مطابق ماده 8)، سردفتر میتواند به همان میزان اوراق جدید دریافت
نماید.
ماده 8- با توجه به اینکه نظارت لازم بر میزان
دریافت و چگونگی استفاده از اوراق و ثبت اطلاعات در سامانه از طرف سازمان ثبت
اسناد و املاک صورت میپذیرد، لذا سردفتر اسناد رسمی مکلف است حداکثر ظرف 10
روز از تاریخ تنظیم سند رسمی یا خلاصه معامله املاک در جریان ثبت، در اوراق
دریافت شده با ورود به سامانه، نوع سند تنظیم شده، در هر برگه دریافتی به علاوه
شماره ثبت دفتر و تاریخ ثبت در دفتر را در سامانه ثبت نماید.
تبصره- پس از ثبت اطلاعات
اوراق استفاده شده، امکان ویرایش این اطلاعات در سامانه وجود نخواهد داشت. لذا
سردفتر مکلف است در ثبت اطلاعات در سامانه، نهایت دقت را به عمل آورد.
ماده 9- چنانچه اوراق مذکور در حین
دریافت از سامانه دچار اشکال در چاپ یا پارگی و غیر قابل
استفاده گردید، سردفتر مکلف است
نسبت به امحاء آن اقدام و مراتب را در سامانه درج نماید. همچنین در صورتی که اوراق
دریافت شده به هر دلیلی مفقود گردید یا به سرقت رفت، سردفتر مکلف است ضمن درج در
سامانه، مراتب را به اداره ثبت محل و مرجع انتظامی ذیصلاح اعلام نماید.
ماده 10- نظر به اینکه هر یک از
اوراق دریافتی از سامانه دارای شناسه اختصاصی و یکتا و رمز تصدیق است، لذا تهیه
و چاپ اوراق خارج از سامانه مذکور با استفاده از سایر امکانات نرمافزاری یا تهیه
تصویر از این اوراق مجاز نبوده و تنظیم سند توسط دفاتر، میبایست صرفاً در اوراق
چاپ شده از طریق سامانه صورت گیرد.
ماده 11- سردفتران اسناد رسمی و ذینفعان میتوانند
برای کنترل اصالت اوراق، شناسه یکتا و رمز تصدیق مندرج در بالای اوراق را در
سامانه وارد و اطلاعات مرتبط با سند (شامل دفترخانه دریافتکننده اوراق، نوع،
شماره ثبت و تاریخ سند تنظیم شده) را رویت نمایند.
ماده 12- با توجه به اینکه اطلاعات
دفتر اسناد رسمی (شامل نام، نشانی و شماره
تلفن دفترخانه)، توسط سامانه در صدر اوراق چاپ
میشود، لذا در صورت نادرست بودن این اطلاعات، دفتر اسناد رسمی مکلف است با رجوع
به سامانه، نشانی و شماره تلفن صحیح دفترخانه را اعلام نماید.
مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها، رؤسای واحدهای ثبتی، کانون سردفتران
و دفتریاران، همچنین کلیه سردفتران و دفتریاران مکلف به اجرای این دستورالعمل
هستند. معاونین سازمان و مدیران کل بازرسی و رسیدگی به شکایات، حفاظت و اطلاعات و
دفتر توسعه فناوری و اطلاعات، مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل را بر
عهده دارند
احمد تویسرکانی
معاون رئیس قوه قضاییه و
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
منبع :
http:www.ssaa.ir/Default.aspx?tabid=41&ctl=Edit&mid=417&Code=4756
